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Unstrukturiertes Unternehmenswachstum, Fachkräftemangel, fehlerhafte Einarbeitungen und überlastete Ressourcen. Vielen Unternehmen sind diese Schlagzeilen und Herausforderungen nur allzu bekannt und machen ihnen schwer zu schaffen. Daher ist es umso wichtiger sich jetzt von den Marktbegleitern abzuheben und sich auf dem Arbeitsmarkt einen klaren Vorteil zu verschaffen. Das Geheimnis lautet Onboarding-Prozess und ist in der heutigen Zeit eine unverzichtbare Investition, um dein Unternehmen langfristig und zukunftsorientiert aufzustellen.
Du weißt nicht recht, wo du anfangen sollst und was es zu beachten gibt, um einen optimalen Onboarding-Prozess auf die Beine zu stellen? - Kein Problem. Wir zeigen dir, wie du dein Ziel in 7 Schritten erreichen kannst und geben dir Tipps zur Umsetzung in der Praxis.
Onboarding beschreibt den Prozess der Einarbeitung und Integration eines neuen Mitarbeitenden in dein Unternehmen. Hierbei geht es darum, interne Strukturen, Arbeitsabläufe und die neuen Kollegen kennenzulernen und sich in seinem neuen Job zurechtzufinden. Ziel ist es, dem neuen Mitarbeitenden den Einstieg möglichst einfach und transparent zu gestalten, sodass dieser sich schnell einfinden kann und im neuen Umfeld wohlfühlt. Je besser die Einarbeitung klappt, desto schneller kann der Mitarbeitende selbstständig, produktiv und effektiv mitarbeiten und am Arbeitsalltag aktiv teilnehmen.
Wenn du neue Mitarbeitende nicht von Anfang an wertschätzend und effektiv in dein Unternehmen einbindest, verlierst du diese womöglich noch in der Probezeit. Damit einhergehend auch sämtliche Ressourcen, die du bereits in den Bewerbungsprozess und die ersten Arbeitswochen investiert hast. Diese Fluktuation und die einhergehenden Opportunitätskosten lassen sich idealerweise mit dem entsprechenden Ablauf langfristig senken.
Als Unternehmen ist es sehr wichtig, sich auch in die Rolle der potenziellen Bewerber zu versetzen und deren Erwartungshaltung und Herausforderungen bei einem Neuanfang zu verstehen. Abgesehen von einer freundlichen Begrüßung, wünschen sich viele eine Vorstellung des Teams und der neuen Vorgesetzten. Des Weiteren einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz mit entsprechender Technik, eine vernünftige Einarbeitung in alle Abläufe und Programme sowie Feedback, um ihren eigenen Leistungsstand besser einschätzen zu können.
Es ist also in beidseitigem Interesse, das Onboarding so ansprechend und erfolgreich wie möglich zu gestalten. Und so klappt es auch:
Onboarding knüpft an sich direkt an den abgeschlossenen Bewerbungsprozess an und beginnt letztlich mit dem unterzeichneten Vertrag. Bis zum ersten Arbeitstag deines neuen Mitarbeitenden können schon mal ein paar Wochen oder Monate vergehen. Diese sollte man nicht stillschweigend aussitzend, sondern kann bereits hier ansetzen und proaktiv die ersten Kontaktpunkte anstoßen. Ein Willkommenspaket mit Geschenken im Unternehmens Branding, Notizbuch und Nervennahrung ist nur eine Möglichkeit, deine Wertschätzung und Vorfreude auf den Arbeitsbeginn auszudrücken. Eine Karte oder ein Gruß zum Geburtstag oder eine Einladung zu einem Teamevent sind auch eine schöne Geste, um Kontakt aufzubauen und sich vor Beginn etwas besser kennenzulernen.
Wer dem Team schon vorab begegnen durfte, ist weniger nervös und hat einen leichteren Start. Falls keine Termine dieser Art stattfinden, ist eine Mail oder ein Brief mit ersten Informationen zum Unternehmen (Anfahrt und Parkmöglichkeiten sowie Dresscode) oder Aussichten auf den ersten Arbeitstag eine gute Alternative. Mithilfe der Infos kann sich der neue Mitarbeitenden ein konkreteres Bild vom ersten Arbeitstag machen und sich entsprechend vorbereiten. Das gibt ein Gefühl von Sicherheit und verwandelt die mögliche Aufregung in Vorfreude.
Für einen sauberen Start solltest du dich in den Wochen vor Arbeitsbeginn um den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeitenden kümmern. Bereite einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz vor und organisiere rechtzeitig alle Arbeitsmittel, Arbeitskleidung, technische Einrichtungen (Computer, Telefon, Zugangsdaten). Sprich dich mit Kollegen ab und finde einen passenden Ansprechpartner, der die Einarbeitungszeit begleitet und den Neuzuwachs beim Einstieg unterstützt. Im besten Fall findest du jemanden mit langjähriger Unternehmenszugehörigkeit, der die Prozesse kennt und ein ähnliches Arbeitsfeld hat, damit auch fachliche Fragen direkt beantwortet werden können.
Ein Willkommensgruß mit Süßigkeiten und persönlicher Karte sind ein kleines Extra mit großer Wirkung. Jeder freut sich über eine Aufmerksamkeit und fühlt sich dadurch im neuen Arbeitsumfeld erwünscht und gewürdigt.
Am ersten Tag solltest du dafür sorgen, dass das neue Teammitglied direkt von seinem Ansprechpartner persönlich in Empfang genommen wird. Ein Rundgang durchs Unternehmen und eine kurze Vorstellung der Kollegen verschaffen einen ersten Einblick und eine positive Einstimmung. Der Rest des Tages kann als entspannter Einstieg genutzt werden. Der Ansprechpartner kann eine Einweisung in den Arbeitsplatz und die Unternehmenskultur schaffen, sollte aber niemanden mit Informationen erschlagen. Die Devise ist hier: Erstmal Ankommen.
In den ersten Wochen erhält der neue Mitarbeitende einen Überblick über die Unternehmensstruktur, Abteilungen, Abläufe und Entscheidungsprozesse. Teilnahmen an Schulungen, Meetings und Projektbesprechungen bieten einen praxisnahen Einblick und fördern die Integration in dein Team und die Zugehörigkeit zu deinem Unternehmen. Der Ansprechpartner kann erste konkrete Aufgaben weitergeben und bei der Umsetzung oder Unklarheiten unterstützen und beraten.
Ein regelmäßiger Austausch mit Kollegen und Ansprechpartner ermöglicht kontinuierliches Feedback und schafft Vertrauen. Erkenne und beseitige Unklarheiten frühzeitig und unterstütze die Entwicklung der neuen Mitarbeitenden. So lernen sie eure Feedback-Kultur kennen und können ihre eigenen Leistungen und den eigenen Status besser einschätzen. Hilfreich sind hier geplante Termine in regelmäßigen Abständen, um Zwischenstände und Verbesserungen besprechen zu können.
So langsam ist die erste Aufregung verflogen, der unbekannte, neue Arbeitsplatz wird immer eingängiger und es entwickeln sich erste Routinen. Ein Arbeitsalltag stellt sich ein. Vertiefe die Einarbeitung mit spezifischen Schulungen, Projekteinbindung und der Zuweisung eigener Aufgaben. Regelmäßige Feedbackgespräche fördern die Entwicklung, während interne Aufgaben und Veranstaltungen die Integration ins Team fördern. Wichtig ist es, Fehler und Unklarheiten zu klären, bevor sie sich als „falsche“ Gewohnheit einschleichen.
Eine genaue Einarbeitungszeit ist schwer in Zahlen zu fassen. Sie kann, abhängig von Job, Vorkenntnissen, Erfahrungen, Abteilung und persönlichen Eigenschaften des Mitarbeitenden variieren. Daher solltest du einen groben Rahmen stecken und diesen auch von Anfang an transparent kommunizieren. Ein Rahmenplan oder eine Checkliste mit wichtigen Meilensteinen und notwendigen Abläufen, die es zu erlernen gilt, kann für beide Seiten eine nützliche Orientierung und Motivation sein. So kann der eigenen Status eingeschätzt und vom Ansprechpartner verfolgt werden.
Wenn der Zeitpunkt erreicht und die offizielle Einarbeitungsphase beendet ist, sollte der Mitarbeitende jedoch nicht einfach sich selbst überlassen werden. Bitte ihm weiterhin Unterstützung an, bis er alleine zurechtkommt. So erschaffst du einen fließenden Übergang in seine Selbstständigkeit. Fragen sollten natürlich jederzeit, unabhängig vom Status erlaubt sein.
An diesem Punkt könnte sich auch das Ende der vereinbarten Probezeit nähern. Ein sinnvoller Zeitpunkt, um ein Gespräch mit Ansprechpartner oder der Abteilungsleitung zu vereinbaren und Zukunftspläne oder Karriereziele anzusprechen. Wenn die Entscheidung zu bleiben noch nicht in Stein gemeißelt sein sollte, sind positive Aussichten und Zukunftschancen ein weiteres Argument, um zu bleiben.
Wenn du jetzt noch denkst „puh, schon echt aufwendig“, solltest du dir vor Augen führen, dass dieser Prozess einmal entwickelt und aufgestellt wird, um über Jahre hinweg wiederverwendet zu werden. Bei jedem neuen Arbeitsbeginn kann einfach die Checkliste ausgepackt und auf „Play“ gedrückt werden. Ab da läuft alles wie von selbst. So kann auch nichts mehr vergessen werden. Je mehr neue Mitarbeitende du einstellst oder suchst, desto stärker lohnt sich der Aufwand, einmalig einen Ablauf zu erstellen.
Dein neuer Prozess wird unter anderem auch einen positiven Effekt auf die Kündigungen innerhalb der Probezeiten oder ein „ghosten“ nach Vertragsunterschrift haben. Je besser die Einbindung ins Unternehmen klappt, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Mitarbeitende in deinem Unternehmen bleibt.
Ein starkes Team mit hoher Fachkompetenz ist das Herzstück deines Unternehmens und sollte auch so behandelt werden. Einarbeitung ist nicht nur ein Prozess, sondern auch ein Thema, dem du mit Menschlichkeit begegnen solltest.
Du hast jetzt das Rezept, um einen optimalen Onboarding-Prozess aufzubauen. In nur 7 Schritten. Nun liegt es an dir, dieses in die Tat umzusetzen und von den Vorteilen zu profitieren. Denk daran, dass der Aufwand, den du jetzt investierst, langfristig zu einer effizienten und reibungslosen Integration deiner neuen Teammitglieder führt. Dein Unternehmen wird davon profitieren – nicht nur wirtschaftlich, sondern auch durch ein starkes, motiviertes Team, das die Zukunft deines Unternehmens mitgestaltet.
Dein Onboarding-Prozess ist optimiert und deine Ansprechpartner stehen in den Startlöchern, um neue Kollegen und Kolleginnen zu begrüßen - jetzt fehlen nur noch die passenden neuen Bewerber?! Wunderbar, dann starte noch heute und erfahre mehr darüber, wie du mit Hilfe maßgeschneiderter Kampagnen das Herz deiner Wunschmitarbeiter triffst und deine Recruitingmaschine in Schwung bringst – wir helfen gerne.
Lena Sick, Kommunikationsdesign & Fotografie